Preparar Reuniones Efectivas

Poseer las herramientas y los conocimientos necesarios para guiar una reunión es una habilidad fundamental para la gestión. Esto permite que las reuniones dejen de ser aburridas, innecesarias o demasiado largas.
Antes de hacer cualquier cosa, piense en lo que busca lograr con la reunión. Decidir que se quiere hacer, y luego las personas que se necesitan. Una vez que se tenga el “que” y el “quien”, el resto es bastante más fácil.

En general, se debe convocar a una reunión cuando se tenga una buena razón para ello, cuando se necesite a todo el grupo para entregar informaciones o consejos, o es necesario que todo el grupo participe en la resolución de problemas o en una decisión y se necesite los aportes de todos. También es buena razón para reunirse el hecho de que el grupo tenga una necesidad de hacerlo para fortalecer los vínculos.
No es conveniente juntarse cuando sean problemas personales que puedan tratarse cara a cara, no hay tiempo para preparar la reunión, hay otro medio de comunicación que funcionaría igual o mejor, ya haya una decisión sobre el tema o no valga la pena gastar el tiempo de nadie en ese tema.

Sobre la cantidad de gente que se necesite, es aplicable la regla 8-18-1800.

  • 8 personas como máximo pueden tomar una decisión o resolver un problema.
  • 18 personas como máximo pueden aportar ideas, pero ya es complicado el consenso.
  • 1800 personas o más, para divulgar información.

A estos números se le oponen las excepciones a las reglas, como aquellas en las que es menester que el grupo complete participe, obviamente las complicaciones aumentan a la hora del consenso.

Principalmente hay dos tipos de reuniones: Toma de decisiones y Resolucion de Problemas. Las reuniones puramente informativas deben ser evitadas en lo posible, pueden ser consideradas una pérdida de tiempo.

Preparación de Reuniones

Se comienza identificando el propósito de la reunión lo más específicamente posible. Luego todo fluye a partir del Propósito, puedo comenzar a pensar en los objetivos de la reunión.
Estos deben ser:

  • Medibles
  • Claros
  • Alcanzables
  • Desafiantes
  • Realistas
  • Coherentes

Con una definición clara del propósito y los objetivos, será posible guiarse en los pasos siguientes.

Los asistentes son:
Los tomadores clave de decisiones para los problemas involucrados;
Los que tienen información y conocimientos de los temas;
Los que están comprometidos, se juegan algo o cumplen un rol en los problemas;
Los que para hacer sus trabajos necesitan conocer la información que surja de la reunión;
Todos los que deberán implementar las decisiones tomadas.

Importante fijar Cuando y Donde de la reunión. Luego en el espacio físico se deben ubicar las mesas y sillas en cículo o en forma de U para que los participantes puedan verse y hablarse directamente, esto promueve un dialogo activo que es mejor para tomar decisiones y resolver problemas, además es lo mejor si se desea enfatizar que no hay jerarquías.

Al avanzar en el proceso de preparación de la reunión, usar la información que se tiene para desarrollar la Agenda.

  1. El propósito de la reunión claramente definido
  2. Los resultados u objetivos deseados
  3. Quienes son los participantes
  4. Fecha, Hora y Lugar. Duración de la reunión
  5. Quien convoca y el papel de cada participante
  6. Cada uno de los puntos en la agenda por tratar, persona responsable y tiempo estimado.

Se deben ordenar cuidadosamente los temas en la agenda, para poder crear un flujo alto de energía en la reunión. Primero buscar los problemas que tengan una conexión lógica o que se relacionan unos con otros. Luego separar los tipos de temas:

  1. Compartir Información
  2. Tomar decisiones
  3. Resolver los problemas

Dejar tiempo para las cosas importantes, pero conviene comenzar con algunos temas fáciles para ir creando una sensación agradable de avance.
Planificar para que los temas dificiles salten a la discusión cuando las personas están en su mejor momento creativo, con la cabeza despejada. Si es necesario, se debe hacer una pausa y luego comenzar con toda la energía.

Al preparar la reunión se debe poder contar con personas que cumplan los roles y responsabilidades importantes. Los roles esenciales son:

  • Lider: puede dirigir la reunión o no, pero debe aclarar su propósito, objetivo, límite y alcance de la autoridad. Asume la responsabilidad de seguimiento.
  • Facilitador: Guía al grupo a través de las fases de discusión, resoluciones de problemas y toma de decisiones. Puede ser el responsable de la logística previa y posterior.
  • Anotador: Registra los puntos, ideas y decisiones clave que resulten de la reunión. Tambien puede redactar las notas de la reunión y luego enviarla a los participantes.

Tambien se pueden considerar roles de apoyo a:

  • Colaborador: Participa activamente ofreciendo ideas y ayudando a mantener ordenada la discusión.
  • Experto: Contribuye con su conocimiento experto sobre aspectos específicos que se le han solicitado. Se debe definir el papel del experto, el aporte que debe hacer y en que partes de la reunión no debe participar.

Cuando haya determinado el propósito de la reunión y objetivos, quienes deben ser los asistentes, haya decidido el lugar y la duración, asignando roles y responsabilidades, y haya estructurado la agenda; para que la reunión pueda ser mas productiva aún, asegúrese de difundir la agenda y entregar el material con información y antecedentes. Invitar a los participantes a leer esos documentos, pero no cuente con que todos vayan a leerlos con mucha anticipación. Recuerde que no todos hacían sus deberes en la escuela.

 

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2 comentarios en “Preparar Reuniones Efectivas

  1. Hola Nanno,
    Soy Andrés, el coordinador del área auspicios.
    Eso era lo que te quería pedir el otro día en la actividad integración. Después de tu comentario en la reunión pasada me quede con ganas de recolectar información sobre reuniones efectivas. Ahora no tengo tiempo de leer todo tu articulo pero lo haré a la noche.
    Todavía quiero que me recomiendes la lectura sobre radicalismo, más sobre las bases que se apoya el partido radical de la argentina. Estoy en una etapa de decisión política personal y quiero saber que apoyar y que no, con esto te digo que podes ser influyente en mi.
    Saludos.

    1. Andrés. Tengo para prestarte un librito de las reuniones si te interesa. Hay mucho en el tema, y es interesante leer algo y luego poder llevarlo a la práctica y contagiarselo al equipo y poder aplicarlo.
      Con lo del radicalismo, Elena tiene que prestarme un folleto/revista que está bien bueno. Para empezar es lo ideal, despues te puedo pasar cosas mas extensas si te interesa leer mas.
      Saludos

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